邮件合并（巧用Word邮件合并）-天天快报

邮件合并(熟练使用Word邮件合并)

(资料图片)

你还在用邮件的方式给面试者一个个发面试通知吗？

你还在一个一个录入数据做员工工资条吗？

你还在用复制粘贴的方式制作员工工作证吗？

对于这些重复性的任务，为什么不用一种简单快捷的方法批量完成呢？

下面分享一个批量生成文档的功能，就是Word的邮件合并功能。当我们在制作主要内容相同但具体数据不同的文档时，可以灵活使用邮件合并功能快速批量生成各种文档，不仅可以批量邮寄，还可以批量打印，非常快捷方便。

在邮件合并之前，您需要预先设置或指定收件人信息。如果没有现成的收件人列表信息，则需要手动创建。例如，在“面试通知”文档中输入接收人列表，保存为“面试人信息”列表文件。具体操作步骤如下。

步骤01打开[新地址列表]对话框。打开“面试通知. docx”文档，选择“邮件”选项卡，点击“选择收件人”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“键入新列表”命令，如下图所示。

步骤02单击[自定义列]按钮。在打开的[新地址列表]对话框中单击[自定义列]按钮，如下图所示。

步骤03重命名字段。打开[自定义地址列表]对话框，选择[地址]字段，单击[重命名]按钮，输入名称“标题”，然后单击[确定]按钮，如下图所示。

步骤04将字段上移。返回到[自定义地址列表]对话框，选择[名称]字段，然后单击[上移]按钮，如下图所示。

步骤05删除字段。a .选择要删除的字段，比如在这里选择【姓氏】字段，点击【删除】按钮，在弹出的提示框中点击【是】按钮，如下图所示。

步骤06删除其他字段。同样删除其他字段，点击确定，如下图所示。

步骤07确认新的地址列表。返回[新通讯录]对话框，输入收件人信息(按[表格]快速创建新条目)，点击[确定]，如下图所示。

步骤08保存通讯录。打开[保存通讯簿]对话框，选择保存位置，在[文件名]文本框中输入保存名称，然后单击[保存]按钮，如下图所示。

在邮件合并中，用户可以直接调用事先准备好的联系人列表，从而实现批量邮件合并的目的。

导入以下准备好的收件人信息(包含在”。txt "文件)作为合并数据放入面试通知中。具体操作步骤如下。

步骤01选择现有列表进行邮件合并。在“面试通知. docx”文档中，点击“开始邮件合并”组中的“选择收件人”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“使用现有列表”命令，如下图所示。

步骤02选择数据源。打开[选择数据源]对话框，选择保存联系人列表文件的位置，选择保存联系人列表数据的文件，在此选择[收件人信息]选项，点击[打开]按钮，如下图所示。

技术看板

作为邮件合并的外部数据，有三种文件类型:TXT文件、Excel文件和Access文件。用户手动创建的收件人信息在保存时会自动保存为Access文件。

步骤03确定文件信息。打开[文件转换-收件人信息]对话框，直接点击[确定]，如下图所示。

导入数据文档只是将相应的数据信息准备到位，用户仍然需要手动将相应的字段数据插入到相应的位置，即插入合并字段。具体操作步骤如下。

步骤01插入姓名字段。“面试通知里。docx”文档，将文本插入点定位在需要插入姓名的位置，点击“写入并插入域”组中“插入合并域”按钮右侧的下拉按钮，弹出

从下拉列表中选择[名称]选项，如下图所示。

步骤02插入应用位置字段。将文本插入点定位在想要插入应聘职位的位置，点击书写和插入字段组中插入合并字段按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择应聘职位选项，如下图所示。

步骤03编辑单个文档。插入合并字段后，可以生成合并文档。在“完成”组中，单击“完成并合并”，从弹出的下拉列表中选择“编辑单个文档”，如下图所示。

步骤04合并所有记录。打开[合并到新文档]对话框，选择[全部]单选按钮，然后单击[确定]按钮，如下图所示。

步骤05检查文档合并效果。Word将创建一个新文档来显示合并的记录，这些记录分别占据一页。第1页的合并记录如下图所示，显示了其中一位考生的面试通知。